RODO

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem Państwa danych przetwarzanych jest Kaszubsko-Pomorska Szkoła Wyższa w Wejherowie mieszcząca się przy ulicy Dworcowej 7, 84-200 Wejherowo (zwanym dalej „KPSW”).

Z administratorem można kontaktować się:

• listownie: Kaszubsko-Pomorska Szkoła Wyższa w Wejherowie, ul. Dworcowa 7, 84-200 Wejherowo
• telefonicznie: 58 672 25 50
• mailowo pod adresem: rodo@kpsw.pl

ZAKRES ORAZ CEL POLITYKI PRYWATNOŚCI

Zawarte poniżej informacje mają na celu umożliwiać Państwu zaznajomienie się z najważniejszymi informacjami dotyczącymi przetwarzania przez KPSW danych osobowych. Tym samym spełniany zostaje fundamentalny obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego także ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (dalej zwanym RODO). Informacje tutaj zawarte pozwolą Ci lepiej pełnić kontrolę nad swoimi danymi osobowymi.

CELE PRZETWARZANIA, ZAKRES DANYCH ORAZ CZAS ICH PRZECHOWYWANIA

Art. 6 RODO określa podstawy prawne przetwarzania danych osobowych. Dla zachowania przejrzystości poniższej informacji, w miejscach, gdzie wskazano przesłanki uprawniające KPSW do przetwarzania danych osobowych zastosowano następujące określenia podstaw prawnych:

1) zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – „osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”;

2) umowa – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy”;

3) obowiązek wynikający z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – „przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze”;

4) uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – „przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem”.

W odniesieniu do osób korespondujących za pośrednictwem poczty elektronicznej

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu administratora w celu udzielenia odpowiedzi na otrzymaną wiadomość e-mail, a następnie zostaną zarchiwizowane i będą przechowywane do czasu przedawnienia wszystkich możliwych terminów roszczeń.

W odniesieniu do kandydatów na studia

Dane osobowe kandydatów na studia będą przetwarzane w celu zawarcia i realizacji „Umowy o pobieraniu nauki” oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z przepisów Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Ponadto KPSW będzie przetwarzał dane dla potrzeb realizacji uzasadnionych interesów takich jak udzielanie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub połączeń telefonicznych pomocy w celu pomyślnego ukończenia procesu rekrutacyjnego lub w celu obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Dane osobowe kandydatów na studia będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji, lub przez okres dłuższy wynikający z przepisów prawa w związku z przyjęciem kandydata na studia.

W odniesieniu do osób, które podjęły kształcenie

KPSW będzie przetwarzał dane osobowe w zakresie określonym w przepisach prawa oraz w zakresie niezbędnym do realizacji warunków „Umowy o pobieraniu nauki”. Dane osobowe będą przetwarzane także w celach rozrachunkowych oraz w celu realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Ponadto dane będą przetwarzane w celu realizacji uzasadnionych interesów KPSW takich jak: informowanie o ważnych dla KPSW wydarzeniach, a także udzielanie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub połączeń telefonicznych pomocy w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu kształcenia.

Zakres przetwarzania danych studentów regulowany jest Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa w sprawie studiów z dnia 27 września 2018 roku (§14-§28), które wyznacza również okres przechowywania teczek akt osobowych studentów (50 lat).

Dla osób nie posiadających statusu studenta (np. słuchaczy studiów podyplomowych), dane osobowe będą przetwarzane w zakresie tylko niezbędnym do realizacji toku studiów oraz innych uzasadnionych celów, a determinantem wyznaczającym okres przechowywania danych będą terminy przedawnienia roszczeń.

W odniesieniu do absolwentów KPSW

Na podstawie przepisów Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, KPSW może przetwarzać dane osobowe, w zakresie określonym prawem w ramach monitoringu karier zawodowych swoich absolwentów w celu dostosowywania programu studiów do potrzeb rynku pracy. Wspomniany monitoring może być realizowany przez okres nie dłuższy niż 10 lat od dnia zakończenia studiów.

W odniesieniu do kandydatów do pracy

Na mocy przepisów prawa pracy, KPSW  jest uprawniony do przetwarzania danych kandydatów o pracę w zakresie nie wykraczający po za dane wymienione w art. 22¹ Kodeksu Pracy, a w przypadku współpracowników jedynie dane niezbędne do realizacji umowy. KPSW nie wymaga od kandydatów do pracy przesyłania informacji, które wykraczają poza zakres danych określony w Kodeksie Pracy. Kandydat wysyła dokumenty aplikacyjne na zasadach dobrowolności (zgody).

Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego dane osobowe kandydatów do pracy będę archiwizowane do czasu przedawnienia roszczeń. Dane osobowe odrzuconych w trakcie procesu rekrutacyjnego kandydatów, nie będą wykorzystywane w innym celu, za wyjątkiem danych osób, którzy wcześniej wyrazili zgodę na ich wykorzystanie dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacyjnych.

W odniesieniu do innych kategorii osób

W sytuacji, gdy żadna z powyższych kategorii nie była adekwatna do Twojego przypadku to cele przetwarzania oraz zakres przetwarzanych danych oraz inne informacji, których KPSW jest zobowiązany przepisami RODO dostarczyć będą zawsze określane w miejscach, gdzie będzie zachodziła możliwość pozyskiwania przez KPSW Twoich danych osobowych.

DOBROWOLNOŚĆ LUB OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

W niektórych przypadkach podanie danych osobowych będzie dobrowolne, jednakże niepodanie ich może uniemożliwić realizację niektórych celów przetwarzania takich jak np. świadczenie usług drogą elektroniczną (w przypadku Newslettera), dokonywania rejestracji w organizowanych przez KPSW wydarzeniach.

Wśród realizowanych przez KPSW celach przetwarzania, wskazać można sytuacje, w których występował będzie obowiązek podania danych wynikający z przepisów prawa. KPSW będzie zobowiązany do prowadzenia teczek akt osobowych studenta w zakresie zgodnym z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa w sprawie studiów z dnia 27 września 2018 roku.

ODBIORCY DANYCH

Dostęp do Państwa danych osobowych będą posiadać upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Kaszubsko-Pomorskiej Szkoły Wyższej w Wejherowie, którzy przetwarzają Państwa dane w związku z realizacją procesów: rekrutacji studentów, obsługi studentów, realizacji kształcenia, obsługi umów, zatrudniania pracowników, marketingu produktów i usług oferowanych przez Kaszubsko-Pomorską Szkołę Wyższą w Wejherowie.

Odbiorcami Państwa danych mogą być także podmioty, którym administrator zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych. Aby zapewnić możliwie najwyższy standard ochrony danych osobowych z tymi podmiotami zostanie podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Gwarantujemy Państwu realizację wszystkich Państwa praw na zasadach określonych przez RODO, tj. prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

Z administratorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Kaszubsko-Pomorską Szkołę Wyższą w Wejherowie oraz korzystania przez Państwa z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Kaszubsko-Pomorska Szkoła Wyższa w Wejherowie  mając na uwadze Twoją prywatność, traktuje kwestie bezpieczeństwa danych osobowych z najwyższą starannością. Dokładamy wszelkich starań, aby powierzone przez Ciebie dane były należycie chronione, w szczególności przed dostępem osób nieupoważnionych lub ich nieuprawnionym wykorzystywaniem.

KPSW wdrożyło Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych, a także podnosi wiedzę pracowników o zagrożeniach związanych z nieprawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, ponadto każdy pracownik KPSW nim zostanie upoważniony do przetwarzania danych zobowiązuje się do zachowania ich w poufności oraz do przestrzegania obowiązków i zasad funkcjonujących w naszych Politykach Bezpieczeństwa.